Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Website pharma-kodex.de sowie des Pharma Kodex – der mobilen App (iOS und Android), der Desktop-Anwendung und der Web-App unter app.pharma-kodex.de. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

1. Verantwortlicher

Heacon Service GmbH
Friedrichstraße 148
10117 Berlin
Vertreten durch den Geschäftsführer René Hofer
Telefon: +49 (0) 30 27909 – 136
E-Mail: info@heacon.de

2. Datenschutzbeauftragter

Heacon Service GmbH
Datenschutzbeauftragter
Friedrichstraße 148
10117 Berlin
E-Mail: datenschutz@heacon.de

3. Hosting

Die Website, die Web-App, die Server-Schnittstelle der App (pharmakodex-api.heacon.de) einschließlich der Datenbank sowie unser E-Mail-Versand werden bei folgendem Anbieter in Deutschland betrieben:

dogado GmbH
Saarlandstraße 25
44139 Dortmund

Der Hoster verarbeitet sämtliche Daten, die bei der Nutzung von Website und App anfallen (siehe die folgenden Abschnitte), ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen. Mit der dogado GmbH haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und zuverlässigen Bereitstellung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Server-Log-Dateien

Bei jedem Aufruf der Website, der Web-App oder der Server-Schnittstelle der App werden automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser bzw. Ihr Gerät übermittelt:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• aufgerufene Adresse (URL) und Referrer-URL
• Browsertyp und -version bzw. App-Kennung, verwendetes Betriebssystem
• HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im technisch fehlerfreien Betrieb, der Sicherheit und der Abwehr von Angriffen. Die Log-Dateien werden nur so lange gespeichert, wie dies für diese Zwecke erforderlich ist, und anschließend gelöscht.

5. Cookies und Speicherung auf Ihrem Endgerät

Website: Die Website setzt ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie. Es dient dazu, Formulare gegen Missbrauch abzusichern (Schutz vor sogenannten CSRF-Angriffen), und wird beim Schließen des Browsers gelöscht. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Cookies des Meta Pixels werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt (siehe Abschnitt 6).

App und Web-App: Damit Sie angemeldet bleiben und die App zügig und auch bei schwacher Verbindung funktioniert, speichert die App Daten lokal auf Ihrem Gerät bzw. im Speicher Ihres Browsers (IndexedDB). Dazu gehören Ihre Anmeldedaten (Benutzerkennung und Sitzungs-Token), Ihre Einstellungen, Ihre Favoriten, Markierungen und Karteikarten sowie zwischengespeicherte Artikelinhalte. Diese Speicherung ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Beim Abmelden werden die Anmeldedaten vom Gerät entfernt; die übrigen lokalen Daten löschen Sie, indem Sie die App deinstallieren bzw. die Website-Daten im Browser löschen.

6. Meta Pixel (Reichweitenmessung)

Auf der Website pharma-kodex.de setzen wir – nur mit Ihrer Einwilligung – den Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland („Meta“) ein. In der App und der Web-App wird der Meta Pixel nicht verwendet.

Mit dem Meta Pixel messen wir, wie viele Besucher über Werbeanzeigen auf Facebook und Instagram auf unsere Website gelangen und wie viele davon anschließend eine Registrierung beginnen. Dazu werden der Aufruf einer Seite („PageView“) sowie das Anklicken eines Registrierungs-Buttons („Lead“) an Meta übermittelt. Dabei verarbeitet Meta insbesondere Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät, die aufgerufene Seite sowie eine in einem Cookie gespeicherte Kennung. Sind Sie bei einem Meta-Dienst angemeldet, kann Meta den Besuch Ihrem Konto zuordnen.

Für die Erhebung und Übermittlung der Daten an Meta sind wir und Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO); die hierzu geschlossene Vereinbarung ist unter facebook.com/legal/controller_addendum abrufbar. Die weitere Verarbeitung erfolgt in alleiniger Verantwortung von Meta. Meta kann Daten auch an die Meta Platforms, Inc. in den USA übermitteln; diese ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht (Art. 45 DSGVO). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von Meta unter facebook.com/privacy/policy.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

7. Kontaktformular und Gewerbe-Anfrage

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Organisation (optional), Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht. Bei einer Anfrage für gewerbliche Lizenzen verarbeiten wir zusätzlich Firma, Ihre Funktion, Telefonnummer, USt-IdNr., die gewünschte Anzahl an Nutzern und den gewünschten Starttermin, soweit Sie diese angeben.

Ihre Angaben werden per E-Mail an unser Team übermittelt und ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, für Anschlussfragen und gegebenenfalls zur Erstellung eines Angebots verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertragsschluss gerichtet ist, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen die Anfrage, sobald sie abschließend bearbeitet ist, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten (etwa für geschäftliche Korrespondenz, die zu einem Vertrag führt) stehen dem entgegen.

8. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung der App ist ein Nutzerkonto erforderlich. Bei der Registrierung verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort. Das Passwort wird ausschließlich in verschlüsselter Form (als Hash-Wert) gespeichert. Zusätzlich speichern wir den Zeitpunkt der Registrierung, Ihre Spracheinstellung, Ihre Rolle im System sowie ein Sitzungs-Token, mit dem sich die App bei unserem Server authentifiziert. Ihr Nutzerkonto wird in der zentralen Kundenverwaltung der Heacon Service GmbH geführt; dort wird auch ein Kundendatensatz für Verwaltungs- und Abrechnungszwecke angelegt.

Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort können Sie in der App jederzeit ändern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten werden für die Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeichert und nach Löschung des Kontos gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Löschung Ihres Kontos können Sie jederzeit per E-Mail an info@heacon.de veranlassen.

9. Nutzung der App

Damit Ihre persönlichen Inhalte auf allen Ihren Geräten verfügbar sind, speichern wir Ihre Favoriten, Markierungen (Highlights), Karteien und Karteikarten auf unserem Server und synchronisieren sie mit Ihren Geräten. Zur Bereitstellung der Artikel und zur Prüfung Ihrer Zugriffsberechtigung verarbeitet unser Server bei jedem Abruf Ihre Benutzerkennung und den Status Ihres Abonnements. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Inhalte werden gespeichert, bis Sie sie löschen oder Ihr Konto gelöscht wird.

10. KI-gestützte Lernhilfen

Die KI-gestützten Lernhilfen (z. B. Zusammenfassungen, vereinfachte Erläuterungen, Glossare und Lernkarten-Vorschläge) werden von uns vorab auf Grundlage der Artikeltexte erstellt und auf unserem Server gespeichert. Wenn Sie diese Funktionen nutzen, werden die bereits vorhandenen Ergebnisse von unserem Server abgerufen. Dabei werden keine personenbezogenen Daten und keine Eingaben von Ihnen an Anbieter von KI-Diensten übermittelt.

11. Passwort-Zurücksetzung und E-Mails

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, senden wir Ihnen auf Anforderung eine E-Mail mit einem eine Stunde lang gültigen Link, über den Sie auf pharma-kodex.de/reset ein neues Passwort festlegen können. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und einen einmaligen Sicherheitscode. Darüber hinaus versenden wir E-Mails, die für das Vertragsverhältnis erforderlich sind (z. B. zu Ihrem Konto oder Abonnement). Der Versand erfolgt über den Mailserver unseres Hosters (Abschnitt 3). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

12. Abonnements und Zahlungsabwicklung über Stripe

Premium-Abonnements im Tarif Privat werden über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland („Stripe“) abgewickelt. Wenn Sie ein Abonnement abschließen, legen wir bei Stripe ein Kundenkonto mit Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrer internen Kundennummer an und leiten Sie auf die Bezahlseite von Stripe weiter. Ihre Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten oder Bankverbindung) und gegebenenfalls Ihre Rechnungsanschrift geben Sie direkt bei Stripe ein; wir erhalten diese Zahlungsdaten nicht. Über das Stripe-Kundenportal („Abo verwalten“) können Sie Ihr Abonnement, Ihre Zahlungsmittel und Ihre Rechnungen verwalten.

Von Stripe erhalten wir Informationen über den Abschluss, die Verlängerung, die Änderung und die Kündigung Ihres Abonnements (Stripe-Kunden- und Abonnement-Kennung, gebuchter Tarif, Laufzeit und Status). Diese speichern wir, um Ihren Premium-Zugang freizuschalten und abzurechnen. Stripe verarbeitet darüber hinaus Daten zu Ihrem Gerät und Ihrer Verbindung, insbesondere zur Betrugsprävention. Für die Zahlungsabwicklung im engeren Sinne sowie für die Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten (z. B. zur Geldwäscheprävention) ist Stripe selbst verantwortlich. Stripe kann Daten an die Stripe, Inc. in den USA übermitteln; diese ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungs- und Steuerpflichten) sowie unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und betrugsfreien Zahlungsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gewerbliche Lizenzen rechnen wir per Rechnung ab; hierfür verarbeiten wir die Firmen-, Kontakt- und Rechnungsdaten des Kunden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

13. Bezug der App über App-Stores

Wenn Sie die App über den Apple App Store oder Google Play herunterladen, werden die dafür erforderlichen Daten (z. B. Ihr Store-Konto und der Zeitpunkt des Downloads) vom jeweiligen Store-Betreiber in eigener Verantwortung verarbeitet. Hierauf haben wir keinen Einfluss. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Apple bzw. Google.

14. Empfänger und Drittlandübermittlung

Empfänger personenbezogener Daten sind ausschließlich die in dieser Erklärung genannten Dienstleister (Hosting: dogado GmbH; Zahlungsabwicklung: Stripe; Reichweitenmessung auf der Website nur mit Einwilligung: Meta) sowie, soweit gesetzlich vorgeschrieben, öffentliche Stellen wie Finanzbehörden. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU bzw. des EWR findet nur in den in den Abschnitten 6 und 12 beschriebenen Fällen statt. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

15. Speicherdauer

Soweit in dieser Erklärung keine speziellere Speicherdauer genannt ist, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Daten, die wir aufgrund handels- oder steuerrechtlicher Vorschriften aufbewahren müssen (insbesondere Rechnungen, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz nach § 147 AO und § 257 HGB), speichern wir für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer von bis zu zehn Jahren. In dieser Zeit wird die Verarbeitung auf diesen Zweck beschränkt.

16. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an datenschutz@heacon.de.

17. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin

18. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die bei der Registrierung bzw. beim Abschluss eines Abonnements erforderlichen Angaben können wir Ihnen die App bzw. den Premium-Zugang jedoch nicht bereitstellen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

19. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Die Website, die Web-App und die Kommunikation der App mit unserem Server sind durch eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung geschützt. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie im Browser an „https://“ in der Adresszeile.

20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unser Angebot oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026